提出期限を意識せずに「仕事の効率を上げる」

学校

 

仕事をしていて、”〇〇までに出してね”と言われて渡される書類たち。こちらが作業をしていようが、仕事が溜まっていようがおかまいなしに突然やってきます。提出期限を提示されることが多いですが、皆さんはその提出期限を言われたとおりに守っていますか?

私は仕事をするうえで、指定された提出期限は意識したことがありません。なんならその場で書き込み始めて相手に直接わからないところを聞き、その場で提出してしまいます。その場でできなかったとしてもその日の内か次の日の午前中には提出することにしていました。 

理由はたった一つ。ハードルが上がるのを防ぐため。

何日まで、と期限を提示されたものは締め切りが近づけば近づくほどより良い内容を求められます。時間をかけるのであれば、それだけ良いものができるはずだよね?と最終日に近づくほど受け取る相手のハードルは勝手に上がっているものです。そのため、そのハードルが上がりきる前に早めに提出してしまえば、同じ内容でも早めに出した分評価してもらえます。たとえ提出書類の内容の質が60%だとしても、早く出した分の評価があるので問題ありません。むしろ足りない40%分は残りの期限で修正をかけることも可能です。また早めに提出し、添削してもらうことでかなり効率的に仕事を終わらせることができます。

職場での評価

この方法はビジネス書で学んだものですが、実際に職場でやってみるとなかなか好評でした。内容が60%でも、かなりのスピード感で仕事をこなしているのでまったく問題ありませんでした。しばらくしてから聞いたことですが、仕事をするうえで求められるのはやはりスピード感のようです。特に管理職にとっては下からあがってくる書類が早ければ早いほど、自分の仕事を進めることができるのでありがたいそうです。

いやいやいや、

そんな無責任に仕事

の提出物を出せないよ

そんな意見もあるかもしれません。しかし私の経験からして、提出物の内容をどれだけ細かくチェックしたとしても、やはりミスはありました。真面目でも不真面目でも、人間である限りミスはつきものです。そんな時に提出ギリギリであたふたするよりも、期限に余裕をもって訂正できるほうが良いですよね?まずはできるところまで全力でやる、後回しにしない。これが仕事をするうえで最も大切だと思います。特に、組織全体で動くようなときには、このスピード感が仕事を成功させるためのカギになると思います。 

コミュニケーションをとっておく

仕事の効率を上げるために必要な能力として、重要になってくるのがコミュニケーション能力です。人に聞けば早い仕事なのに、コミュニケーション能力が低いためにそれを躊躇う人もいます。自分で仕事をやりきることも大切ですが、組織で動いているとそういうわけにもいきません。コミュニケーション能力が無い時に「私、コミュ障なんで」といって逃れる手段もありますが、仕事となるとどうしても避けられない能力だと思うので、意識して向上させるようにしましょう。⇨【社会人にとって必要なコミュニケーション能力】では、具体例を交えながら問題解決へのアプローチ方法を紹介しています。興味のある方はぜひのぞいてみて下さい。

考える前にやる

人は考えれば考えるほどリスクを避けて行動しないように脳が働きかけます。例えば、今日は調子が悪いからやめておこう、タイミングが悪いから今じゃない、など適当な理由でやる気を無くしたことがある人も多いはずです。仕事においてもそれは当てはまります。そうならないためにはどうしたらいいのか?⇨【行動するのに”やる気”は必要ない】で詳しく紹介していますが、考える前に行動することが重要になってきます。

考えずに行動したら

失敗しちゃうんじゃ・・・

はい、その通りです。考えずに行動すれば、失敗するリスクは大きくなります。しかし、リスクを恐れて行動しない方がよほど大きな失敗になり得ます。行動しなければ何も得るものがありませんからね。行動できる人というのは、”考えてから行動する”のではなくて、”行動しながら考える”ものです。つまり、最初のスタートダッシュさえ踏み出してしまえば、あとはやりながら行動していけばいいわけです。間違った方向に進んでいることに気が付いたのなら、方向を修正すればいいのです。仕事で場においてこれが出来る人はかなり優秀な人材として重宝されます。

まとめ

毎日マルチタスクで仕事を頑張っている方が多いと思います。仕事が忙しいからこそ、”後でやります”ではなく”今書いちゃいますね”と言ってそのまま提出してみて下さい。びっくりするほど簡単にスピーディーに仕事が進むと思います。

tami
tami

仕事をする上で

かかせない、

敬語を使えないリスク

についてもまとめ

ています。

 

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