上手くいかない時に意識したい、仕事の効率を上げる方法

学校

こんにちわ、tamiです(‘ω’)

新生活がスタートして1か月が経とうとしていますが、いかがお過ごしでしょうか?私は新社会人になりたての頃、GW前のこの時期に精神的にも肉体的にも追い詰められた記憶しかありません(;^ω^)

新しい環境で頑張りすぎるとGW後まで体がもちませんので、まずは職場や環境に慣れることから始めてみてください♪

さて、仕事をしていると

Aさん
上司

〇〇までに出しておいてね♪

と上司に突然書類を渡されたりします。こちらが作業をしていようが、仕事が溜まっていようがそんなことはおかまいありません(;^ω^)ツライ…これらの書類は提出期限を提示されることが多いですが、皆さんはその提出期限を言われたとおりに守っていますか?

とりあえずその場で目を通す

私は仕事を進めるうえで、指定された提出期限は

意識したことがありません

決して期限を守らない自分勝手なやつ、というわけではありませんよ(;^ω^)むしろやる気満々です。書類を渡された瞬間、提出期限に関わらずとりあえずその場で書類全体に目を通します。すると仕事内容や書類の書き方について、必ず疑問が出ます。それをその場で相手に直接聞くことで、後から

【どう進めればいいのか悩む】

【質問するために相手を探す】

という手間を省くことができます。私の経験上ですが、渡された書類の半分はその場で書き始めて数分で提出できたり、遅くても次の日の午前中には提出することができました。

×とりあえず受け取っておく

×後で時間のある時にやる

という意識を捨て、すぐに取り掛かるクセをつけると仕事のスピードは格段に早くなります。

ハードルが上がるのを防ぐ

Aさん
上司

この日までに提出してね

と期限を提示されたものは、締め切りが近づけば近づくほど

より良い内容を求められます

仕事に時間をかければかけるほど、それだけ良いものができるはずだよね?と受け取る相手のハードルは勝手に上がっているものです。そのため、そのハードルが上がりきる前に早めに提出してしまえば、同じ内容でも早めに出した分評価してもらえます。そして、仕事を託した側も

内容を100%にするよりも早く提出してほしい

と思っていることが多いです。たとえ提出書類の内容の質が60%だとしても、早く出した分の評価があるので問題ありません。むしろ足りない40%分は残りの期限で修正をかけることも可能です。また早めに提出し、添削してもらうことでかなり効率的に仕事を終わらせることができます。

職場での評価

この方法は、もともとビジネス書で学んだものです。実際に職場でやってみるとなかなか好評でした(‘ω’)内容が60%でも、かなりのスピード感で仕事をこなしているのでまったく問題ありませんし、やはり仕事をするうえで求められるのはスピード感のようです。特に管理職にとっては下からあがってくる書類が早ければ早いほど、自分の仕事を進めることができるのでありがたいそうです(‘ω’)

いやいやいや、

そんな無責任に仕事

の提出物を出せないよ

そんな意見もあるかもしれません。しかし私の経験からして、提出物の内容をどれだけ細かくチェックしたとしても、やはりミスはありました。真面目でも不真面目でも、人間である限りミスはつきものです。そんな時に提出ギリギリであたふたするよりも、期限に余裕をもって訂正できるほうが良いですよね?まずはできるところまで全力でやる、後回しにしない。これが仕事をするうえで最も大切だと思います。特に、組織全体で動くようなときには、このスピード感が仕事を成功させるためのカギになると思います。  

コミュニケーションをとっておく

仕事の効率を上げるために必要な能力として、重要になってくるのがコミュニケーション能力です。人に聞けば早い仕事なのに、コミュニケーション能力が低いためにそれを躊躇う人もいます。自分で仕事をやりきることも大切ですが、組織で動いているとそういうわけにもいきません。コミュニケーション能力が無い時に「私、コミュ障なんで」といって逃れる手段もありますが、仕事となるとどうしても避けられない能力だと思うので、意識して向上させるようにしましょう。⇨【社会人にとって必要なコミュニケーション能力】では、具体例を交えながら問題解決へのアプローチ方法を紹介しています。興味のある方はぜひのぞいてみて下さい。

考える前にやる

人は考えれば考えるほどリスクを避けて行動しないように脳が働きかけます。例えば、今日は調子が悪いからやめておこう、タイミングが悪いから今じゃない、など適当な理由でやる気を無くしたことがある人も多いはずです。仕事においてもそれは当てはまります。そうならないためにはどうしたらいいのか?⇨【行動するのに”やる気”は必要ない】で詳しく紹介していますが、考える前に行動することが重要になってきます。

考えずに行動したら

失敗しちゃうんじゃ・・・

はい、その通りです。考えずに行動すれば、失敗するリスクは大きくなります。しかし、リスクを恐れて行動しない方がよほど大きな失敗になり得ます。行動しなければ何も得るものがありませんからね。行動できる人というのは、”考えてから行動する”のではなくて、”行動しながら考える”ものです。つまり、最初のスタートダッシュさえ踏み出してしまえば、あとはやりながら行動していけばいいわけです。間違った方向に進んでいることに気が付いたのなら、方向を修正すればいいのです。仕事で場においてこれが出来る人はかなり優秀な人材として重宝されます。

まとめ

毎日マルチタスクで仕事を頑張っている方が多いと思います。仕事が忙しいからこそ、”後でやります”ではなく”今書いちゃいますね”と言ってそのまま提出してみて下さい。びっくりするほど簡単にスピーディーに仕事が進むと思います。

また、社会人なら知っておきたいリスクについてもまとめています。良かったら参考にしてみてください(‘ω’)

⇨【社会人なら知っておきたい、敬語を使えないリスク】をみる

 

コメント

タイトルとURLをコピーしました